クロコズ

オーダーから実施までの流れ

イベントとひとくちに言っても業務の範囲はケースバイケース。
ここでは中規模の販促イベントを企画・制作する場合の業務フローを紹介します。

ヒアリング・打ち合わせ

開催したいイベントについて、日時やターゲット、目的などをヒアリングし、イベントを企画するための素材を集めます。
どんな人に?何を伝えたい?

会場下見

実際に開催会場を確認し、イベントコンテンツをどのエリアで展開するかを確認します。同時に搬入経路の確認や電気工事・清掃・ゴミ処理等の必要性や設備の現状等を確認し、実施に向けての情報収集を行います。 会場が内容と合わなければ他を探します!

プランニング

ヒアリングによってまとめたイベントの目的などを考慮してコンテンツプランを提案します。パフォーマー、出店ブースなどアイデアを無限大にしてご提案します。 まずは最大限できるところまでを想定して企画します。

基本計画の提案

イベントのコンテンツプラン、会場レイアウト案、広告計画、全体の予算計画の情報をまとめた基本計画を作成し、ご提案します。

予算配分

演者が必要な場合はタレント事務所などに連絡し、スケジュールの仮押さえを行います。またスタッフの手配や各種備品のレンタルなどを決定し、経費を積算していきます。 予算配分がしっかりしていないとイベントプランは絵に描いた餅のまま!

契約

内容に納得いただけましたら契約になります。

実施計画

広告計画
イベントを告知するために効果的な広告媒体をどのくらいの分量、予算で使用するかを企画し、ご提案します。
最近ではSNSも活用します。
会場レイアウト案作成
イベント会場の配置案を考え縮尺図面に各コーナーの配置を落とし込みます。来場者の動きを考慮しながら、限られたスペースを活用するレイアウトを作成します。
イベントコンテンツの決定
主催者様と丁寧にすり合わせをおこない、イベントコンテンツを決定。関係各所に連絡を入れ、仮押さえしていたスケジュールを正式に押さえてもらうよう依頼します。

各種制作業務

仮設物の設計、デザインのほか、広告展開のスケジュールの作成、進行表の作成等々、実施に向けた具体的な制作や告知を行います。

運営マニュアル作成

運営マニュアルはスタッフにイベントの情報を把握させ、役割分担や何をすべきか明確にするために必要です。
イベントは準備段階の緻密さが成功へのカギ

設営管理

イベント開催前には仮設物が予定どおり施工されているか確認を行います。

運営管理

イベント当日は天候、近隣の交通事情など不測の事態が起こることも。さまざまな問題に臨機応変に対応します。